الإدارة الإلكترونية

[ساعد وطني]

ما هي الإدارة الكترونية؟

1-إدارة بلا ورق فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن لا نستخدمه بكثافة ولكن يوجد الأرشيف الإلكتروني ، والبريد الإلكتروني ، والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية 2- إدارة بلا مكان ، وتعتمد بالأساس علي التليفون المحمول 3- إدارة بلا زمان فالعالم أصبح يعمل في الزمن الحقيقي 24 ساعة في اليوم والآن تسمي إدارة (7 x 24) 4- إدارة بلا تنظيمات جامدة ، فبيتر در اكر تحدث عن المؤسسات الذكية التي تعتمد علي عمال المعرفة ، فالشمال أصبح يتجه إلى صناعات المعرفة ويقذف بصناعة اللا معرفة للجنوب .

توجهات الإدارة الإلكترونية :

1- إدارة الملفات بدلاً من حفظها 2- استعراض المحتويات بدلاً من القراءة 3- مراجعة محتوي الوثيقة بدلاً من كتابتها 4- البريد الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد 5- الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات 6- الإنجازات بدلاً من المتابعة 7- اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة 8- التجهيز الناجح للاجتماعات


أولاً : الإدارة الإلكترونية ماذا تعني وماهية عناصرها ؟

تشير الإدارة الإلكترونية لعدد من الحقائق :

-تهيئة فرص ميسرة لتقديم الخدمات لطلابها من خلال الحاسب الآلي .- تخفيف حدة المشكلات الناجمة عن تعامل طالب الخدمة مع موظف محدود الخبرة أو غير معتدل المزاج .- الإدارة الإلكترونية هي وسيلة لرفع أداء وكفاءة الحكومة وليست بديلاً أو إنهاء لدورها

أما عناصر الإدارة الإلكترونية فتتمثل في التالي :

- إدارة بلا أوراق :حيث تتكون من الأرشيف الإلكتروني والبريد الإلكتروني والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.

- إدارة بلا مكان :وتتمثل في التليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد (التليديسك ) والمؤتمرات الإلكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات التخيلية.

- إدارة بلا زمان :ستمر 24 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء هي أفكار لم يعد لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب أخرى تصحو لذلك لابد من العمل المتواصل لمدة 24 ساعة حتى نتمكن من الاتصال بهم وقضاء مصالحنا .

- إدارة بلا تنظيمات جامدة :فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد على صناعة المعرفة.

وهناك العديد من الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية كما يلي : 1- أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الإلكتروني 2- أنظمة الخدمة المتكاملة 3- النظم غير التقليدية الأخرى وتشمل

النظم غير التقليدية ومنها : نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم النظم الخبيرة والذكية نظم تطوير العملية الإنتاجية وتشمل نظم التصميم والإنتاج نظم تتبع العملية الإنتاجية نظم الجودة الشاملة نظم تطويع المنتجات نظم أكفاء شبكة الموردين نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع وتشمل نقاط البيع الإلكتروني نقطة التجارة الإلكترونية نظم إدارة علاقة العملاء نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل ومنها البنوك الدولية البورصات العالمية بورصات السلع مواصفات المدير الإلكتروني الإبتكاريه ، ( القدرة علي الابتكار ) المعلوماتية ، أن تكون لدية المعلومة حاضرة التعددية ، الحيوية ، يجب أن يتصف بالحيوية دائماً. 4- نظام الذاكرة المؤسسية: حيث يعتبر نظام الذاكرة المؤسسية من البرامج الرائدة في مجال إدارة موارد المؤسسة ويقوم النظام بربط العاملين الموجودين بالمؤسسة ببغضهم البعض ، بغض النظر عن موقفهم الجغرافي بما يمكنهم من الإطلاع علي أنشطة الإدارات الأخرى من خلال هذا النظام ويعتمد نظام الذاكرة المؤسسية علي بنية الانترنت حيث لا يحتاج المستخدم إلى عمل تحميل أي برامج مساعدة .

مميزات نظام الذاكرة المؤسسية وهي :-إدارة موارد المؤسسة إلكترونياً - إدارة الأعمال عن بعد - حفظ كافة الوثائق والأعمال بشكل إلكتروني - وسيلة سريعة لنشر المعلومات والتعليمات علي كافة المستويات الإدارية علي اختلاف مكانها في أقل وقت ممكن وبأقل التكاليف. - التحول إلى المجتمع اللا ورقي - حماية وسرية تداول البيانات والمعلومات

ويشمل نظام الذاكرة المؤسسية

علي خطط العمل ، وتقييم الأداء ، ونظام إدارة التكليفات ، الحضور ، والانصراف ، والموارد المالية ، والاجتماعات، وأجندة أحداث العالم بالكامل ، التعلم الذاتي ، البحوث ، الصادر والوارد ، كما يشمل النظام علي دليل الاتصال الداخلي الذي يسمح لأي فرد بالمؤسسة بالاتصال بغيره في جو من الحب والتآلف .

المصدر :مركز المدينة المنورة للعلوم الهندسية